یکی از دغدغه های انسان‌ها به ویژه مدیران و کارآفرینان زمان‌بندی و برنامه‌ریزی صحیح است. مدیری را در نظر بگیرید که به دلیل مشغله‌ی فراوان، قرار‎های ملاقات و یا تلفن‌های کاری متعددی را در برنامه کاری خود دارد و همیشه اتفاقات غیر منتظره مثل یک قرار ملاقات ناگهانی یا یک جلسه اضطراری در کمین مدیران است. یک مدیر برای آنکه بتواند در سمت خود به موفقیت دست یابد باید برنامه‌ریزی دقیقی برای امور روزانه، هفتگی و حتی ماهانه خود داشته باشد تا خودش را در برابر بی‌برنامگی ها در امان بدارد.

در این مقاله با استفاده از ۶ تکنیک، روش برنامه ریزی صحیح را بررسی می‌نماییم تا بتوانیم امور زندگی و کاری خود را با دقت و برنامه‌ی صحیح به سمت موفقیت نیل دهیم.

۱- اهدافتان را واقعی و دست‌یافتنی انتخاب کنید و بر اهدافتان تمرکز کنید

اهداف شما مانند چراغی است که مسیر تاریک روبرویتان را روشن میکند تا در رسیدن به آنچه میخواهید موفق گردید. اطمینان حاصل کنید که اهدافتان دست یافتنی و دور از دسترس نیست. همیشه  اهدافتان را در جلوی رویتان تصور کنید تا فراموششان نکنید و بر روی آنها تمرکز کنید.

۲- یک تقویم داشته باشید و از آن نگهداری کنید، همیشه!

مهم نیست یک تقویم قدیمی رومیزی داشته باشید یا یه یک سر‌رسید ساده یا یک اپلیکیشن تقویم که با همه‌ی دیوایس‌های شما همگام(sync) شده باشد، مهم این است که از تقویمتان مداوما استفاده کنید.


۳- اولویت‌های خود را در ابتدای روز مشخص کنید

در ابتدای هر روز کاری ۲۰ دقیقه را به اولویت بندی کارهای خود اختصاص دهید. این زمان را فقط برای خودتان و تنها خودتان قرار دهید؛ تلفن هایتان را روی منشی تلفنی دایورت کنید، میل‌باکس خود را ببندید و به طور کلی تمام مشغله ها و برنامه هایتان را فراموش کنید. مهمترین برنامه‌ی شما در حال حاضر اولویت بندی است. اگر فکر میکنید این ۲۰ دقیقه را نمیتوانید برای خود در ابتدای صبح فراهم کنید، هر روز یک قرار ملاقات ۲۰ دقیقه ای با خودتان در محل تقویمتان تنظیم کنید!

۴- اولویت هایتان را اولویت بندی کنید

کارهای با اولویت بالا را اول و کارهای با اولویت پایین تر را در انتها قرار دهید. شاید این کار کمی اضافی به نظر برسد. اما حقیقت آن است که انسان ها تمایل دارند کارهای راحت تر را در ابتدا انجام دهند و کارهای سخت را به بعدا موکول کنند. اما بعدا هیچ وقت وجود ندارد! بنابراین کارهایی که پر‌اهمیت‌ترو زمان‌بر‌تر هستند را ابتدا انجام دهید‍‍.  فراموش نکنید که انرژی اول وقت خیلی بیشتر از سایر اوقات است.

۵-  در پایان هر روز کارهای نا‌تمام خود را به پایان برسانید

در پایان وقت کاری خود ۲۰ دقیقه را برای پایان دادن به کارهای ناتمام جزئی مثل چک کردن ایمیل‌ها، گوش دادن به پیغام های صوتی و یا ارجاع دادن پرونده ها و نامه ها به دیگر همکارانتان، اختصاص دهید. کارهای ناتمام و جزئی که اغلب تعدادشان زیاد است بیشتر از کارهای بزرگ ذهن ما را درگیر میکند. این تکنیک کمک میکند تا ذهنمان را از دغدغه های کارهای جزئی پاک کنیم و به کارهای بزرگ بهتر و بیشتر بیاندیشیم.

۶- محیط کاریتان را مرتب کنید

مطمئنا در یک محیط نامرتب و کثیف نمیتوان به خوبی تمرکز کرد. نمود محیط کاری و حتی محتویات درون کیف شما در ذهن شما اشکار خواهد شد. اگر همه چیز مرتب و سر جایش باشد، ذهن شما هم مرتب تر و راحت تر درگیر مسائل میشود تا اینکه دغدغه ذهن شما یافتن یک خودکار در بین انبوهی از کاغذهای روی میزتان باشد! در پایان هر روز محیط کاری خود را مرتب کنید تا روز بعد را با یک حس توام با پاکیزگی و انرژی مثبت آغاز کنید.

 

چرا باید به برنامه ریزی بها دهیم؟ زیرا بسیاری از بحران ها، موارد اضطراری و مواردی که سخت قابل کنترل اند، همیشه وجود دارند و یک مدیر باید بتواند با برنامه ریزی صحیح از عهده ی کارهای قابل کنترل بربیاید تا زمان بیشتری را برای مواردی که سخت قابل کنترل اند صرف نماید. برنامه ریزی به دسته بندی صحیح دغدغه های ذهنی و مواجهه با آن ها کمک میکند.

 

شما در مقابل خودتان، خانواده‌یتان، کارمندانتان و جامعه مسئول هستید. همیشه بهترین کسی باشید که میتوانید باشید…

18 دیدگاه در ۶ روش کلیدی برای برنامه ریزی بهتر
  1. تشکرمیکنم ازسایت خوبتون ومشکل من اینه که هرکاری که میکنم عضوسایت باشم ایمیل ونام کاربری روفراموش کردم ولینک فعال سازی برایم فعال کنیدتابتوانم ایمیلم فعال کنم مرسی

    [پاسخ]

    امین هاشمی پاسخ در تاريخ اسفند ۱۳ام, ۱۳۹۲ ۱۰:۰۲ ق.ظ:

    @وحیدی, دوست عزیز از لطف شما کمال تشکر را دارم. سایت کوله پشتی سیستم عضویت ندارد! برای مرور مطالب آتی میتوانید لینک خوراک خوان ما را در سایت های خوراک خوان وارد نمایید: http://www.kooleposhti.com/?feed=rss2

    [پاسخ]

  2. امین جان سلام
    بسیار سپاسگزارم از مطلب مفیدی که قرار دادی.
    برای تکمیل این مبحث با مطالب جامع و کاملتر، برای پروژه درس مدیریت پروژه کاری با دوستان انجام دادیم که مطلب بسیار خوب شما از از همه جوانب تکمیل می کنه. امیدواریم مورد استفاده دوستان قرار بگیره:
    دانلود کتابچه مدیریت موفق زمان

    [پاسخ]

  3. سلام دو تا سوال داشتم:
    ۱_ من برای خودم برنامه ریزی میکنم ولی بعضی اوقات بعضی از مشکلاتی پیش میاد و برنامم بهم میخوره و مجبور میشم که برنامه ریزیم رو دستکاری کنم.
    میخواستم بدونم برای جلوگیری از این امر چه کاری باید انجام بدم؟
    ۲_بعضی اوقات که میخوام برنامه ریزی کنم حال ندارم و برنامم رو سبک تر میکنم و کارهام عقب میفته و نمیتونم به میزان کافی به کارام برسم . میخواستم اگه میشه من رو راهنمایی کنید که چجوری جبران کنم یا حتی چجوری از این حال نداشتن جلوگیری کنم؟!

    با تشکر

    [پاسخ]

    امین هاشمی پاسخ در تاريخ آبان ۲۸ام, ۱۳۹۳ ۵:۲۱ ب.ظ:

    @امیر, دوست عزیز برنامه ریزی صحیح یک مهارت است که هر چه زمان بگذر شما ماهر تر میشوید. اتفاقات غیر منتظره همیشه در هر برنامه هست. شما باید زمانی را برای اتفاقات غیر منتظره در نظر بگیرید. این را هم در نظر بگیرید که زمان بندی کارها را مطابق با تجربه ی روز های قبل خود بهتر نمایید. مثلا اگر برای درسی فکر میکنید ۱ ساعت زمان لازم است تا ۲۰ صفحه را بخوانید اما متوجه شدید که ۲ ساعت زمان لازم است این هم یک تجربه است برای برنامه ریزی روزهای آتی هم یک پیشامد غیرمنتظره است. بنابراین برنامه ریزی در روزهای اول کمی سخت و شاید نا امید کننده باش. نگران نباشید! به برنامه ریزی ادامه دهید.
    حال نداشتن در برنامه ریزی نتیجه اش بر روی زندگی و روزهای ما تاثیر مستقیم میگذارد. برنامه ریزی صحیح امید و انگیزه را به شما می دهد. با خودتان بازی کنید! یعنی برنامه ریزی و انجام برنامه ها را یک بازی برای خود بدانید. سعی کنید با انرژی برنامه ریزی کنید. از اپلیکیشن های خوب استفاده نمایید و یا به صورت رنگی بر روی کاغذ یا سررسید، برنامه های خود را بنویسید و در پایان وقت کاری(یا شب) به برنامه هایتان نگاه کنید و تجربیات خود را از آن روز یادداشت نمایید. همچنین تغییرات مهمی که باید از فردا در خود ایجاد کنید را یادداشت نمایید. میبینید که هر روز پیشرفتتان چقدر بیشتر شده و چقدر از خودتان و از زمان های مثبتی که دارید استفاده میکنید لذت میبرید. زندگی هدفمند و انجام به موقع کارها که دغدغه ها را کم میکند، بسیار شیرین است. تجربه اش کنید 🙂
    خوشحال میشم نظرات و تجربیات خودتون رو با ما نیز در میان بگذارید

    [پاسخ]

  4. سلام,
    من که کامل سردر گمم, کاملا برنامه هام و ریتم زندگیم بیخود و تکراری شده, با این که روزی سرشار از امید آرزو و انرژی بودم… اما الان هیچ.
    راهش چیه میشه کمکم کنید؟
    ممنون

    [پاسخ]

    امین هاشمی پاسخ در تاريخ مرداد ۲۵ام, ۱۳۹۴ ۱۲:۵۵ ب.ظ:

    @فرشته, سلام. زندگی آنچه هست که ما میبینیم. اگر خوب ببینیم زندگی زیباست. ریتم تکراری زندگی همیشه هست. مهم عملی است که ما در مقابل آن انجام میدهیم. پیشنهاد میکنم در این شرایط سخت، اهداف خودتان را بر روی کاغذ بیاورید. برای هر یک داستانی زیبا در ذهن متصور شوید. سپس برای هر هدف زمان بندی انجام دهید و از همین حالا برای انجام هر یک برنامه ریزی کنید و گام های عملی بردارید. شک نکنید زندگی شما متحول می شود. داستان هر یک از اهدافتان را در ذهن هر روز مرور کنید. از شکست نترسید. بالاخره اقدامات عملی شما نتیجه خواهد داد. به روزهای اوجتان برگردید. کمی بلند پرواز باشید اما نه زیاد. رویایتان را به واقعیت تبدیل کنید.
    به زودی در مورد این مسائل مطالب بیشتری در سایت خواهم نوشت.
    با ما بیشتر در ارتباط باشید 🙂

    [پاسخ]

  5. سلام. من ۱۶ سالمه و همه زندگی من از صبح تا شب شده خیالبافی. برنامه ریزی وهدفم رو میشناسم ولی به خاطر ترسی که از اقدام دارم شروع نمیکنم. یه نوع ناامیدی همراه با اضطراب سراغم اومده. به مشاور دسترسی ندارم. لطفا راهنماییم کنید.

    [پاسخ]

    امین هاشمی پاسخ در تاريخ شهریور ۲۶ام, ۱۳۹۴ ۱۰:۰۳ ق.ظ:

    @پریسای عزیز سلام
    نا امیدی در بین همه ی آدم ها هست. اما در این بین آنانی که با این نا امیدی مبارزه میکنند و به هدف های خود می اندیشند موفق می شوند. ایده و هدف های متعالی در ذهن همه آدم های این کره خاکی هست. شاید همین تکنولوژی های جدید امروز که به نام یک فرد ثبت شده در ذهن هزاران آدم بوده باشه. اما فقط آن فردی موفق شده و نامش در تاریخ ثبت شده که دست به عمل زده و اقدامی انجام داده. اهداف و آرزوهایت را به هدف های دست یافتنی کوچک تبدیل کن و برای آن ها عملی انجام بده و هی اهدافت را بزرگتر کن. شیرینی دست یافتن به آرزویی تو را به رسیدن به آرزوهای بزرگتر تشویق میکند….
    همین حالا برنامه ای را برای رسیدن به یکی از اهدافت بریز و اقدام عملی را آغاز کن

    [پاسخ]

  6. سلام
    میخواستم بگم من هم برنامه دارم هم هدف ولی احساس میکنم برنامم خوب نیست یا هدفم بنظر شما من باید چی کار کنم؟

    [پاسخ]

    امین هاشمی پاسخ در تاريخ مهر ۲۶ام, ۱۳۹۴ ۷:۵۳ ق.ظ:

    @نگار, سلام. انتخاب هدف درست یک گزینه مهم هست که برنامه ریزی در راستای انتخاب هدف صحیح باید انجام بشه. پیشنهاد میکنم این پست را هم بخوانید: http://www.kooleposhti.com/?p=631

    به زودی روش های برنامه ریزی را نیز در این سایت شرح خواهم داد

    [پاسخ]

  7. سلام اقا امین متشکرم که ما رو به مشاوره میکنین ایشا ا… که همیشه موفق باشین

    [پاسخ]

  8. تشکرازنظرات خوبی تان . من درکل هچگونه برنامه ریزی ندارم ودرطول روز مصروف وظیفه هستم ودرزهن خودهمیشه خواهان تلاش ویک برنامه درست می باشم امانمی دانم که چراتصمیم برنامه ریزی که درزندگی دارم مخواهم پیاده کنم جامه عمل نمی پوشداگرنظرتان رادر ارتباط بنده بدهیدممنون میشوم.

    [پاسخ]


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *